Arsip Eks Balitbangtan, Dibiarkan atau Diselamatkan?

Jakarta (21/05)- Transformasi organisasi sejak dari Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian (Balitbangtan) bertransformasi menjadi Badan Standardisasi Instrumen Pertanian (BSIP) dan saat ini menjadi Badan Perakitan dan Modernisasi Pertanian (BRMP) tentunya meninggalkan berbagai dokumen hasil kinerja organisasi terdahulu. Dokumen ini merupakan dokumen penting sehingga perlu mendapat perhatian dengan melakukan penyelamatan semua dokumen yang memuat informasi atau output kinerja Balitbangtan. Oleh karena itu, dalam rangka optimasi penyelamatan dokumen eks Balitbangtan sebagai arsip statis, Biro Umum dan Pengadaan (UP) Kementan melaksanakan rapat koordinasi yang berlangsung hybrid pada Rabu, 21 Mei 2025, di Gedung C Lantai 1 Kantor Pusat Kementan.

Penyelamatan arsip ini secara khusus ditujukan untuk arsip eks Balitbangtan yang meliputi 64 satker, sebut Dewi selaku panitia pelaksana dari Biro UP Kementan. Hasil verifikasi arsip ini akan berlangsung sesuai dengan ketentuan regulasi dan nantinya akan diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Setidaknya tercatat sebanyak 67 box yang meliputi 1.114 berkas telah melalui verifikasi dan siap dikirikan ke ANRI melalui PT Pos Indonesia, lanjut Dewi lagi.

Hal ini berpertegas oleh Ela Juliana, S.E. selaku Ketua Kelompok Kearsipan Biro UP bahwa sesuai UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, PP No. 28 Tahun 2012 tentang Penyelenggaran UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, dan Peraturan ANRI No. 46 Tahun 2015 tentang penyelamatan arsip, maka eks Balitbangtan perlu melakukan penyelamatan arsip melalui kegiatan penarikan atau pengambilalihan secara sistematis serta penggabungan/pembugaran dari yang ditetapkan oleh Biro UP. Langkah ini sudah disampaikan melalui surat edaran dan Biro UP akan menindaklanjuti dari awal sampai tahap penyerahan menjadi arsip nasional dengan jenis arsip permanen atau statis dan akan disimpan oleh ANRI, jelas Ela.

Langkah penyelamatan arsip dimulai dengan melakukan rapat koordinasi, diikuti penataan dan pendaftaran arsip, verifikasi/penilaian, pengiriman, dan terakhir alih media arsip. Tantangan yang dihadapi dalam proses ini bahwa ada berkas yang belum ditandatangani oleh peneliti atau belum ada lembar pengesahan dari Kepala Satker. Oleh karena itu, diharapkan seluruh Satker mengerjakan kearsipan dengan maksimal mengingat potensi kemanfaatannya untuk ilmu pengetahuan.

Poppy Basli, S.Kom yang turut hadir mewakili Balai Pengelola Hasil Perakitan dan Modernisasi Pertanian (BRMP Pengelola Hasil) mengungkapkan keberadaan dokumen perlindungan Kekayaan Intelektual (KI) yang dihasil sejak masih sebagai Balitbangtan. Setidaknya, untuk dokumen utama KI tercatat ada 992 dokumen dari rezim Paten, PVT, Hak Cipta, dan Merek, jika ditambah dengan dokuman penyertanya, tentu jumlahnya semakin banyak. Oleh karena itu, perlu pendampingan dari Tim Biro UP maupun ANRI agar dapat memetakan dokumen KI tersebut ke dalam klasifikasi jenis arsip, termasuk ketika sudah tergolong arsip statis agar dapat dilakukan penyelamatan.

Hal ini kemudian ditanggapi pihak ANRI bahwa penentuan dokumen sebagai arsip statis dilihat dari masa Jadwal Retensi Arsip (JRA), jika sudah memenuhi kriteria, maka perlu masuk dalam penyelamatan arsip dan pihak ANRI akan memverifikasi kembali dokumen tersebut.

Memandang pentingnya upaya kearsipan ini, Nuning Nugrahani, Kepala BRMP Pengelola Hasil mengarahkan agar pengelolaan kearsipan BRMP Pengelola Hasil perlu segera diperkuat, baik berupa dokumen KI, dokumen kerja sama lisensi, keuangan, maupun dokumen penting lainnya. Tujuannya tidak hanya sebagai evidens kinerja, namun juga dapat mendukung tugas dan fungsi BRMP, bahkan berpotensi mendatangkan nilai ekonomi sebagaimana dokumen KI merupakan Aset Tak Berwujud (ATB) yang bisa dimanfaatkan oleh industri melalui kerja sama lisensi, jelas Nuning. Dokumen pendukung paten pun demikian, selama masih dalam perlindungan yang bisa mendapatkan masa perlindungan 20 tahun, tentunya arsip dan dokumen pendukung adalah bagian dari dokumen pendukung atas terlindunginya satu paten, pun demikian mengalihkan dokumen pendukung ke dalam bentuk digital yang jelas mempermudah dan mengefisenkan kebutuhan ruang penyimpanan, tambah Nuning lagi.